Etablissement Public d’Aménagement Universitaire de la Région Ile-de-France

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Responsable du pôle de gestion administrative des projets

  • Intitulé Responsable du pôle de gestion administrative des projets
  • Corps/grade Filière administrative – catégorie B+
  • Employeur Établissement public d’Aménagement Universitaire de la Région Ile de France
    103, rue Réaumur - 75002 PARIS
  • Poste à pourvoir au 1er octobre 2022
  • Population concernée Fonctionnaires / Contractuels

Le poste à pourvoir est un poste de responsable du pôle de gestion, en charge de l’ensemble de l’activité d’assistance administrative et technique des équipes opérationnelles de DDI et DC.

Le pôle de gestion assure également l’interface avec les directions juridiques et financières de l’établissement.
Il est composé de cinq assistants de projets, en charge de l’ensemble des tâches concourant au bon déroulement des opérations, et notamment :

  • Assistance pour la passation et la gestion des marchés : organisation des consultations pour les MAPA, aide à l’analyse des candidatures et des offres, préparation du rapport d’analyse, assistance pour l’organisation des jurys de concours, gestion des demandes d’agrément de sous-traitant, rédaction des courriers, montage des parapheurs pour le circuit de visa et de signature, échanges avec les entreprises sur les sujets de gestion, transmission ou dépôts de documents administratifs dans les services des autorisations administratives ;
  • Assistance générale des équipes techniques : organisation et préparation de réunions et rendez-vous, suivi, classement et circulation des documents et des courriers ; envoi des courriers « départs » matérialisés et gestion du courrier en l’absence de l’assistante de direction
  • Saisie des marchés et commandes dans les outils utilisés par l’établissement (plateforme de gestion extranet EDIFLEX, ou nouvel outil de gestion en cours de développement par l’établissement)
  • Gestion et suivi des marchés à bons de commande ou accords-cadres transversaux pour l’ensemble des directions de projets ;
  • Assistance à la création et à la gestion administrative et financière des MAPA inférieurs à 25 000€ HT ;
  • Interface au quotidien avec les directions « support » (direction juridique, direction financière et comptable, agence comptable, assistante de direction…) ;
  • Gestion des besoins de fournitures courantes et de matériels des directions techniques en liaison avec la chargée des moyens généraux.

Rattachement hiérarchique

Le (la) responsable du pôle de gestion est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la construction et son adjointe.

Activités du poste

Le Responsable du pôle de gestion a pour mission :
- D’assurer l’animation de l’activité du pôle de gestion (pilotage, encadrement et animation) :

  • Animation et pilotage des assistants de projets (recrutement, accompagnement à la prise de poste ; contrôle et suivi de l’activité, gestion du plan de charge au regard des opérations et des pics d’activité ; gestion des congés ; entretiens professionnels annuels, etc.)
  • Organisation et harmonisation des pratiques, en lien avec les autres services (rédaction de procédures et modes opératoires et fiches méthodologiques…) ;
  • Accompagnement, aides et conseils aux assistants de projets dans leurs tâches quotidiennes.

- Participation à l’équipe projet dédiée pour la mise en place du logiciel de gestion administrative et financière des opérations
L’établissement a souhaité se doter d’un outil de gestion opérationnelle des opérations, pour faciliter le pilotage financier des projets, améliorer la programmation budgétaire, gérer les calendriers, faciliter le reporting, le partage des informations et la mise en oeuvre de modèles de documents.

- Le prestaire en charge de développer cet outil a été recruté en mai 2022. Il convient d’organiser la mise en place de l’outil puis de le mettre en oeuvre (durée estimée à 1 an). Le responsable du pôle de gestion, par sa position d’interface entre les équipes opérationnelles et les différents services du secrétariat général, sera un acteur important dans ce développement, qui est piloté par une directrice de projet opérationnelle.

- Le responsable du pôle pourra être amené à participer également directement aux différentes tâches d’exécution du pôle, selon le plan de charge et la gestion de la continuité de service.

Le (la) responsable du pôle de gestion participe au Comité de Direction élargi et s’investit dans le fonctionnement transversal de l’établissement.

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