Assistant / Assistante de direction

• Intitulé Assistant / Assistante de direction
• Corps/grade Catégorie B
• Employeur Établissement public d’Aménagement Universitaire de la Région Ile de France
  20 place des vins de France - 75012 PARIS
• Population concernée Fonctionnaires / Contractuels (CDD 3 ans renouvelable)

PRESENTATION DU POSTE

Le poste est placé sous l’autorité directe du directeur général.

L'assistant(e) de direction assure :

Pour le compte du directeur général, ainsi que des membres du comité de direction (8 personnes) placés à ses côtés, voire ponctuellement d’une équipe projet : 
•    le secrétariat (organisation de rendez-vous, préparation de messages/courriers, gestion des contacts, travaux de classement, prise de communications téléphoniques - direction et standard téléphonique établissement, etc.) ;
•    l’organisation de réunions internes ou avec des interlocuteurs extérieurs, y compris interlocuteurs de haut niveau (recteur, cabinets ministériels, élus, présidents d’université…), avec si besoin la participation et la rédaction de relevé de décisions ou la préparation associée (constitution d’un fond de dossier en lien avec les responsables des dossiers concernés, préparation des éléments de support de la présentation…) ;
•    l’accueil physique dans les locaux, la réception de documents/livraisons (courriers, livres, notices promotionnelles etc.) ;
•    l’organisation éventuelle de la collecte de données et la tenue à jour de tableaux de suivi en lien avec l’activité de l’établissement (appui en particulier à la SG et au DG)

Dans le cadre de la gouvernance institutionnelle de l’établissement
•    l’organisation des réunions du conseil d’administration (CA) de l’EPAURIF (l’établissement d’une proposition de calendrier des séances avec les tutelles, les convocations aux séances du CA et de réunions préparatoires, le montage et la diffusion des dossiers électroniques (et éventuellement papier) vers les administrateurs avec les relances internes associées, le pilotage du prestataire assurant la rédaction du procès-verbal de séance, l’archivage des dossiers de réunions, l’établissement des délibérations sous l’autorité de la secrétaire générale…), ainsi que la gestion de la plateforme sécurisée de préparation des dossiers sous intranet ;
•    le suivi des circuits de signature de conventions (de la validation lors du vote au CA à l’attribution de la convention signée à chaque partie) ainsi que la tenue du tableau de suivi des conventions et l’espace informatique dédié à celles-ci ;

Pour le fonctionnement courant de l’établissement
•    La gestion du courrier de l’EPAURIF
o    enregistrement des courriers papier à l’arrivée
o    enregistrement et envoi des courriers au départ (papier et/ou dématérialisé) après contrôle des signatures et tampons
•    la participation à l’organisation de séminaires, de colloques et d’activités de cohésion si nécessaire ;
•    la participation à d’éventuels groupes de réflexion ou travaux internes visant à l’amélioration du fonctionnement courant de l’établissement (gestion des contacts institutionnels, gestion de l’espace intranet dédié au CA, procédure courrier…), 
 

Les candidats ayant une reconnaissance de travailleur handicapé sont les bienvenus.

L’EPAURIF porte une attention particulière à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs qui bénéficient ainsi de :
-    un environnement de travail convivial (bureaux neufs et spacieux au sein du quartier très vivant) ;
-    25 congés annuels et de 23 RTT sur une base annuelle (durée hebdomadaire de travail de 39h), qui peuvent être posés dès la première année de la prise de poste ;
-    la possibilité de télétravailler jusqu’à deux jours par semaine ;
-    accès à un Restaurant Inter Entreprise à proximité avec une offre de qualité et partiellement prise en charge par l’employeur ;
-    des moments de convivialité et des billets de cinéma et de théâtre à tarif réduit, proposés pour ses adhérents par une association du personnel très active (séjours, sorties culturelles, activités sportives et ludiques).

Et d’une politique de rémunération attractive prévoyant :
-    un complément variable annuel de rémunération ;
-    des tarifs de complémentaire santé avantageux et une prise en charge employeur à hauteur de 75% en cas d’adhésion à la mutuelle employeur. Participation de 15 euros/mois en cas de non-adhésion ;
-    possibilité sous condition de monétiser les jours épargnés sur le Compte Epargne Temps ;
-    forfait mobilité durable sous conditions ;
-    indemnité de télétravail.

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