Assistant(e) de projets immobiliers F/H

• Intitulé Assistant(e) de projets immobiliers
• Corps/grade Catégorie B ou C
• Employeur Établissement public d’Aménagement Universitaire de la Région Ile de France 103, rue Réaumur - 75002 PARIS
• Poste à pourvoir au 1er Janvier 2023
• Population concernée Fonctionnaires ou contractuels

Environnement du poste :
Le poste d’assistant de projet est rattaché au pôle de Gestion de l’établissement. Celui-ci a en charge l’ensemble de l’activité d’assistance administrative et technique des équipes opérationnelles. Il assure en outre l’interface avec les directions juridiques et financières de l’établissement.
Il est composé de cinq assistantes de projets, en charge de l’ensemble des tâches concourant au bon déroulement des opérations.

Rattachement hiérarchique :
L’assistant de projet est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle de gestion.

Activités du poste :
L’assistant(e) de projet peut être sollicité(e) pour toutes tâches concourant au bon déroulement des opérations, et notamment :
Assistance pour la passation et la gestion des marchés :

1. Assistance lors des phases de consultation (organisation des consultations pour les marchés de faibles montants ; aide à l’analyse des candidatures et des offres, préparation du rapport d’analyse des offres, assistance pour l‘organisation des jurys de concours, etc…)
2. Gestion et suivi administratif des marchés :

• notification des marchés de faibles montants, émission des ordres de services, décisions, rédaction et mise en forme de courriers divers, convocations
• Aide à l’analyse des offres et à la rédaction des rapports d’analyse des offres,
• Aide à la rédaction des rapports de présentation et avenants aux marchés,
• gestion des sous-traitants : vérification de la complétude du dossier de demande d’agrément, fiche de suivi, demande d’avis du maître d’oeuvre, rédaction du courrier d’agrément, de suspension ou de rejet, saisie et consultation des données sur les logiciels de suivi (EDIFLEX et WINM9) et échanges avec les directions juridique et financière, classement.
• Saisie des marchés et ordres de service sur EDIFLEX.
• Réponse à apporter aux entreprises en cas de relances de paiement.

     3. Mise en place et tenue de tableaux de suivi des marchés et de tableaux de suivi des agréments de sous-traitants,
     4. Suivi des marchés transversaux (accords-cadres) : aide à la production des marchés subséquents, gestion administrative de ces marchés, tableaux de suivi, suivi de la consommation, fonction d’alerte) ;
     5. Echanges avec les entreprises (mail / téléphone).

Assistance générale pour le compte des directions techniques :

• Mise en parapheur et suivi de la circulation des parapheurs,
• Suivi du plan de classement informatique et papier,
• Organisation et préparation de réunions,
• Rédaction de comptes-rendus de réunions,
• Gestion du courrier (organisation du classement et tenue de tableaux de bord si nécessaire),
• Copie et archivage.

Aide au service courrier (ponctuellement) :

• Gestion du courrier départ et arrivée (en l’absence de l’assistante de direction).

Par ailleurs, l’établissement a souhaité se doter d’un outil de gestion opérationnelle des opérations, pour faciliter le pilotage financier des projets, améliorer la programmation budgétaire, gérer les calendriers, faciliter le reporting, le partage des informations et la mise en oeuvre de modèles de documents. Le prestaire en charge de développer cet outil a été recruté en mai 2022, et l’organisation de l’outil et sa mise en oeuvre devraient durer environ 1 an.
Les missions des assistants de projets pourront donc être amenées à évoluer en fonction des arbitrages organisationnels qui seront pris en lien avec ce nouvel outil de gestion (tout en restant dans le cadre des missions d’assistance générale précitées).

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